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Etapas de implementación de un ERP
Un proyecto de implementación de un ERP consta de varias etapas, cada una con su importancia individual, no obstante, al final se crea una sinergia entre todas para lograr los objetivos que se fijaron para la empresa.
Etapas de implementación:
1
Planeación del proyecto de implementación ERP
El objetivo de esta etapa es poner en contacto al equipo con el del proveedor para que en conjunto definan la planeación definitiva y detallada del proyecto, entre las actividades a realizarse están:
Presentar al equipo de trabajo de la empresa al consultor que llevará a cabo la implementación.
Establecer un cronograma de actividades y empatar el mismo con la agenda de todos los involucrados.
Armar una bitácora de compromisos mandatorios para poder arrancar el Proyecto sin posibles contratiempos o sorpresas.
Preparar los formatos de cada uno de los procesos, así como los datos maestros iniciales que se ingresarán al sistema.
2
Análisis del proyecto de implementación ERP
En esta etapa de la implementación del ERP, lo primordial será obtener la lista de requerimientos y funcionalidades acordadas de cada una de las áreas de la empresa y así mismo, dicho listado debe ser validado por cada responsable de área para proceder a la configuración de la solución de acuerdo a los procesos y procedimientos definidos.
Durante esta fase se llevan a cabo las siguientes tareas:
Se definen los alcances específicos del proyecto.
Se elaboran diagramas de flujo de los procesos y procedimientos para cada área operativa.
3
Diseño de proyecto ERP
Esta es una de las etapas de la implementación de un ERP que se considera muy importante, durante este tiempo se realiza la configuración de la solución de acuerdo a los procesos, procedimientos y requerimientos que en la etapa anterior se definieron. Es cuando el sistema se personaliza a la empresa.
Es importante en esta fase que la persona a cargo del proyecto de parte de la empresa mantenga el contacto con el proveedor para validar cualquier duda que pudiera surgir ya que en esta etapa la solución va tomando forma para quedar adecuada a las necesidades reales del negocio.
4
Pruebas de la configuración del ERP
Cuando se llega a este punto de la implementación de un ERP, es el momento de validar si lo que definiste en el análisis y planeación va de acuerdo al resultado obtenido. Esto se logra realizando escenarios de las operaciones reales de la empresa en situaciones que recreen las circunstancias del día a día.
Es indispensable que en esta fase del proyecto cada una de las personas encargadas de las diversas áreas participen activamente en la revisión y validación de cada proceso así como de cada funcionalidad de la herramienta y de la información que se obtiene, para asegurarse que realmente van a recibir del sistema esa ventaja para hacer el trabajo más eficiente. Es muy importante confirmar que todos los procesos y requerimientos clave de la operación del día a día estén completamente validados y cerrados en esa etapa para evitar sorpresas en la etapa de capacitación o liberación del proyecto.
5
Capacitación para utilizar el sistema clave en la implementación ERP
Esta es una de las etapas de implementación de un ERP que es crucial. Una vez realizadas las pruebas y mejoras, se procede a capacitar a todos los usuarios finales, aquí la motivación y participación de todos los involucrados muy importante ya que es cuando van a tener la experiencia real con el software y sobre todo se prepararán para dominar el uso de la solución. La comunicación total con el consultor es muy relevante en este paso, se deben de externar todas las dudas en cuanto a procesos y funciones, esto con el fin de obtener el máximo provecho de la herramienta.
Encargar a cada usuario que realice operaciones diarias de práctica en el sistema, a manera de tarea, desde ese día hasta la liberación, para reforzar la capacitación recibida.
De no hacerlo existe el riesgo de que la persona pierda el conocimiento obtenido en esta etapa.
6
Liberación del proyecto
Es el final del proceso de las etapas de implementación de un ERP, la liberación, que es la salida en vivo para que el personal pueda hacer uso de la herramienta en su totalidad con el apoyo del proveedor en la etapa inicial. Una vez terminada esta fase y cuando los usuarios ya manejan de manera eficiente la solución de acuerdo a las tareas asignadas, se inicia un proceso de mejora continua con el fin de optimizar el trabajo y obtener los resultados esperados en la etapa de preparación.
Cada una de las etapas de implementación de un ERP representa retos y cambios en la organización
Es un proyecto muy importante que va a demandar tiempo, esfuerzo y la participación de todas las áreas que forman la empresa.